Premesse

Le ragioni della complessità dei progetti sono numerose. Fra gli elementi che contribuiscono a rendere complesso un progetto possiamo citare:

1) ciascun progetto rappresenta un evento nuovo;

2) i progetti richiedono il concorso di molte attività fra loro collegate e di molti partecipanti (fornitori, subapalttatori, ecc.);

3) durante il periodo di tempo in cui si svolge il progetto (settimane, mesi o anni) possono intervenire variazioni che incidono sui costi, sulle tecnologie, sui materiali e quindi sulla stessa realizzabilità del progetto nei tempi e con i costi previsti;

4) certe attività si svolgono in modo sequenziale e altre no.

I primi utilizzatori delle tecniche di project management (le prime applicazioni sono state sviluppate per il controllo delle grandi commesse belliche durante la prima guerra mondiale) si posero il problema di rappresentare in maniera sintetica e facilmente interpretabile il tempo e le risorse necessarie per l'esecuzione delle attività di progetto.

Schedulazione

Schedulazione è il termine usato per indicare la pianificazione dei tempi e delle sequenze nell'impiego delle risorse per lo svolgimento delle attività.
La schedulazione consente di programmare e controllare l'avanzamento della realizzazione del progetto e della esecuzione di tutte le sue parti.
Le tecniche di schedulazione sono svariate.
Dalle più semplici, come ad esempio l'agenda degli appuntamenti, i promemoria, ecc., alle più complesse come i modelli matematici o i modelli di schedulazione per attività estremamente articolate.

Si distinguono due livelli di schedulazione: il livello del progetto e quello del compito.
La schedulazione generale del progetto mette in relazione tutti gli elementi e i compiti del progetto in un'unica scala temporale.

La schedulazione del compito definisce e correla le attività necessarie per completare il singolo compito.

Nei processi di pianificazione e controllo sono usate molte tecniche analitiche che mirano a chiariare le relazioni fra le diverse attività e permettono di controllare l'avanzamento complessivo del progetto.

Le più note sono: il diagramma di Gantt, il PERT (Program Evaluation and Review Technique) e il CPM (Critical Path Method).

Diagramma di GANTT
L'idea di rappresentare in un diagramma le singole attività con un segmento proporzionale alla durata temporale è dovuta all'ingegnere Gantt, allievo di Taylor.

Con questo diagramma, detto anche diagramma a barre, sull'asse delle ascisse si rappresentano i tempi mentre sull'asse delle ordinate si rappresentano le singole attività componenti il progetto.
In generale le barre vengono rappresentate da striscioline colorate con colori diversi per specificare ciò che è pianificato e ciò che è realizzato.

Il diagramma di GANTT raffigura il lavoro pianificato e quello realizzato rispetto al tempo, ciò permette di eseguire il confronto fra il pianificato e l'eseguito e controllare quali attività sono in ritardo e quali in anticipo.
Il controllo della esecuzione delle attività viene effettuato tracciando una linea verticale in corrispondenza del giorno o del mese in cui si vuole effettuare la verifica.

Il punto di forza del diagramma di Gantt è la semplicità e l'intuibilità. Con un colpo d'occhio il manager individua subito i progetti in anticipo e quelli in ritardo.

Il limite del diagramma di Gantt è quello di non far capire se il completamento di una attività sia necessario o meno per l'inizio di un'altra.

Tecniche di programmazione reticolare

I limiti dei diagrammi di Gantt sono superati dalla programmazione reticolare.
Le techiche di programmazione reticolare si sono sviluppate sulla base delle teorie dei grafi.

Il grafo, in matematica, è una struttura grafica utilizzata per la descrizione di problemi in cui si debbano formalizzare le relazioni esistenti tra oggetti (o insiemi) diversi.
E' formato da punti (vertici del grafo) uniti da linee (lati) orientate o meno ad indicare il senso del collegamento.
Un cammino appartenente al grafo è una successione di lati contigui che portano dal punto A al punto B del grafo.

Le tecniche reticolari si dimostrano di indubbia efficacia all'aumentare della complessità delle relazioni tra le attività del progetto e all'aumentare della quantità di informazioni da gestire.

Anche queste tecniche prevedono una rappresentazione grafica del progetto, che a seconda della tecnica utilizzata prende forma di un reticolo (grafo orientato) dotato di specifiche proprietà.

Applicando le teorie dei grafi al controllo temporale di un progetto occorre rispettare le seguenti convenzioni:

1) il grafo rappresenta il progetto con tutte le attività ed i legami logici fra attività;
2) le attività devono essere distinguibili le une dalle altre e la durata di ogni attività deve essere comunque definita;
3) i legami logici di un'attività con un'altra non devono essere ricorsivi;
3) deve esistere un punto di inizio ed un punto di fine, corrispondenti rispettivamente all'inizio e alle fine dei lavori.

Sono state sviluppate a partire dalla fine degli anni cinquanta due metodologie principali il CPM (Critical Path Method) ed il PERT (Program Evaluation Review Tecnique).

Il CPM non si differenzia sostanzialmente dal PERT.

Il CPM è per lo più usato nei progetti complessi di costruzione e/o di manutenzione dove l'esperienza dei lavori già eseguiti consente di stimare sia i tempi che i costi delle singole attività.
Obiettivo del CPM è quello di ridurre la durata del progetto sopportando il costo minimo e la rappresentazione è del tipo "a nodi e a frecce". Dove con la freccia si identifica l'attività ed i nodi rappresentano l'evento di inizio e quello di fine.

Anche la rappresentazione del PERT è del tipo "a nodi e a frecce", con la differenza che le durate assumono dei valori minimi e massimi, in tal modo l'intera durata del progetto ha un valore di tipo probabilistico.

Le caratteristiche del PERT lo rendono idoneo con progetti non ripetitivi e con progetti dove il tempo è preminente rispetto al costo.

L'implementazione del CPM, del PERT e dei successivi modelli derivati da questi richiede una specifica professionalità, non adattandosi questi modelli ad un semplice utilizzo.

Catania, 24 gennaio 2004 - Francisco Crisci