Sommario: Struttura organizzativa - Tipologia delle esigenze informative - Struttura del sistema informativo.

Analisi, ruolo e rapporti fra sistema informativo e sistema organizzativo

Struttura organizzativa

Prima di discutere le caratteristiche di un sistema informativo e di individuarne il ruolo nell'ambito dell'organizzazione aziendale è necessario individuare correttamente il rapporto tra sistema informativo, cioè il sistema preposto alla produzione delle informazioni in azienda e sistema organizzativo cui tali informazioni si indirizzano.

Sistema organizzativo si occupa del lavoro in impresa, quindi riguarda aspetti quali:
- la divisione del lavoro tra i diversi soggetti;
- i meccanismi di coordinamento idonei a ricondurre il lavoro in un quadro unitario;
- l'autonomia decisionale di cui ciascun soggetto può godere ed il potere di cui dispone;
- i flussi di informazione e di decisione che consentono di controllare ed indirizzare la gestione di impresa;
- i meccanismi che regolano il rapporto tra contributo offerto ed incentivi ricevuti da ciascun soggetto.

I risultati delle sopra dette classi di decisione costituiscono l'assetto organizzativo aziendale cioè della struttura organizzativa (che fissa i criteri di distribuzione dei compiti e dell'autorità gerarchica) e dei sistemi operativi che governando i processi di pianificazione, controllo, rapporti con il personale, ecc. spingono il sistema organizzativo nella direzione voluta.

In sintesi, dunque, le caratteristiche della struttura e dei sistemi operativi di una azienda costituiranno la sua organizzazione.

Abbiamo parlato di sistema organizzativo mutuando il termine «sistema» tipico delle scienze fisiche. Ma cosa definisce e circoscrive un sistema ?

Le proprietà che caratterizzano un sistema, in estrema sintesi, sono le seguenti:

- l'essere in relazione con un ambiente esterno. I sistemi organizzativi sono tipicamente ambienti aperti;
- l'essere scomponibile in sottosistemi;
- la possibilità di distinguere variabili di entrata (input), processi di trasformazione e variabili di uscita (output);
- l'esistenza di relazioni fra le variabili del sistema.

Ai nostri fini è importante focalizzare l'attenzione sui seguenti punti:
- ogni organizzazione deve avere uno scopo al cui conseguimento è finalizzata la struttura organizzativa;
- la organizzazione ha come scopo essenziale quello di razionalizzare il processo di assunzione delle decisioni da parte dei dirigenti dell'azienda.

In questo ambito un'organizzazione si rappresenta tradizionalmente come articolata su tre livelli: operativo, tattico e strategico.

Livello operativo: al primo livello si svolgono i processi di lavoro tipici dell'azienda: se si tratta di un'azienda manifatturiera quelli che vanno dall'approvvigionamento delle materie prime per arrivare alla produzione del prodotto finale.

Livello tattico: al secondo livello si individuano i problemi di decisione che sovrintendono al corretto andamento giornaliero di quelli di lavoro del primo livello.

Livello strategico: al terzo livello, infine, si pongono i processi di correzione del sistema organizzativo al fine di mantenerlo allineato agli obiettivi prefissi.

All'aumentare del numero delle persone che lavorano in un'azienda è opportuno suddividere l'organizzazione in unità tali che per operare in ciascuna di esse, si richieda una conoscenza dettagliata di quanto avviene all'interno dell'unità e ne basti una aggregata di quanto avviene nelle altre.

In questa forma, il processo di scomposizione in unità funzionali gerarchicamente strutturate a livelli di complessità decrescente sta a fondamento della definizione delle strutture organizzative d'impresa ma, proprio perché fa riferimento alle esigenze di scambio di informazioni tra i suoi componenti, a maggior ragione deve esserlo della impostazione del suo sistema informativo.

Tipologia delle esigenze informative

Si è visto al punto precedente come una organizzazione complessa debba essere articolata su più livelli concettuali e strutturata in unità funzionali gerarchicamente interdipendenti.

Vogliamo adesso analizzare quali siano le esigenze informative che i componenti la struttura organizzativa esprimono per lo svolgimento dei loro compiti.

Una prima distinzione va fatta tra le informazioni interne ed esterne. Le prime sono informazioni sull'andamento storico inerenti la gestione aziendale, le altre si riferiscono all'ambiente esterno dell'azienda per quegli aspetti che ne condizionano l'attività.

In base ai destinatari delle informazioni si potranno avere informazioni a livello operativo, a livello tattico e a livello strategico.

Le informazioni destinate al livello operativo riguardano le attività originate dalle transazioni effettuate dall'azienda in risposta alla domanda dei suoi clienti. Queste informazioni forniscono una base di rilevazione sistematica sull'andamento della produzione dei beni o servizi dell'azienda e dei relativi livelli di efficienza.

Le informazioni richieste a livello tattico riguardano periodi di tempo relativamente brevi (mesi, trimestri). Vengono utilizzate dai responsabili intermedi dell'azienda per formulare i programmi di settore (o di area) e per metterli a confronto con i risultati che via via si ottengono. Ne sono un esempio un tabulato di confronto tra i costi previsti e quelli sostenuti.

Infine le informazioni a livello strategico (necessarie all'alta direzione) hanno la caratteristica di coprire archi di tempo estesi (da 1 a 5 anni) per una pianificazione a medio e lungo termine dello sviluppo aziendale. Il compito della pianificazione strategica è quello di individuare le opportunità che si prospettano all'azienda con lo scopo di avviare l'acquisizione delle risorse e progettare le strutture organizzative che meglio si adattano a fronteggiare il mutamento della situazione.

Struttura del sistema informativo

In corrispondenza dei tre livelli organizzativi del sistema aziendale, come sopra definiti, si possono ipotizzare tre livelli di sistema informativo automatizzato.

1) Livello di base. Riguarda la logica informatica della singola procedura o di quegli insiemi di procedure che , facendo parte di un unico settore operativo, possono essere programmati in tutti i loro dettagli nei dati di ingresso, nelle elaborazioni cui devono essere sottoposti, nelle informazioni cui devono dar luogo e infine nelle modalità di impiego cui le informazioni stesse sono destinate.

2) Livello di controllo. Per definizione, deve stabilire dei collegamenti tra procedure appartenenti a settori operativi diversi.

3) Livello direzionale. E' destinato a fornire informazioni di sintesi sull'andamento dell'azienda nel suo complesso. E' condizionato in modo determinante dal «modo» con cui la stessa direzione esercita le sue funzioni di pianificazione e di guida.

La necessaria interdipendenza tra l'attività operativa, quella di controllo e quella di pianificazione mette in evidenza come le informazioni che vengono utilizzate ai vari livelli debbano essere dotate di una intrinseca coerenza, debbano cioè essere tali per cui, anche se sintetizzate (o elaborate) in modo diverso e a diversi livelli di responsabilità, nella loro costituzione elementare possano sempre ricondursi ad una unica fonte di riferimento affidabile ed il più possibile aggiornata.

L'elemento comune di questi tre sistemi informativi è costituito dalla base dei dati dell'azienda che deve contenere, opportunamente organizzati, tutti gli elementi di dettaglio relativi alle singole transazioni che quotidianamente l'azienda effettua nei confronti dell'esterno, nonché di quelle che conseguentemente occorrono al suo interno, provvedendo al loro aggiornamento nel tempo.

Il termine base di dati può qui essere inteso nella sua accezione generale di insieme di informazioni facenti parte della realtà operativa interna dell'azienda e poi precisato in senso più specificatamente informatico come tecnica di organizzazione dei dati di gestione della azienda nella memoria di massa dell'elaboratore.

Ritorniamo ora alla definizione dei tre livelli di sistema informativo per individuarne le loro modalità di automazione.

Il primo livello delle procedure operative genera, attraverso la costituzione della base di dati integrata, il presupposto logico di qualsivoglia operazione si voglia successivamente attuare.

Le singole procedure applicative facenti parte di questo primo livello di sistema informativo hanno la caratteristica di essere programmabili.

Il secondo livello delle procedure comporta un rapporto stretto di collaborazione fra informatici e utenti per:
- scegliere quelle procedure che pur essendo di più difficile programmabilità è comunque opportuno automatizzare per i benefici economici e gestionali che l'operazione può arrecare all'azienda;
- definire le specifiche non solo dal punto di vista informatico ma soprattutto dal punto di vista organizzativo;
- prevedere il piano di cambiamento dalle modalità di lavoro tradizionali a quelle richieste dal sistema informativo automatizzato.

L'insieme dei problemi affrontati dai primi due livelli del sistema informativo si può dire che nella realtà della maggior parte dei casi esaurisca totalmente le risorse che l'azienda può dedicare alla attività di automazione dei suoi processi.

Il sistema informativo direzionale è economicamente automatizzabile purché la sua automazione segua criteri diversi da quelli adottati per gli altri due livelli.

La maggior parte dei processi decisionali è di difficile programmabilità e dipende da informazioni non facenti parte della base dei dati aziendale, questo significa che la valutazione di opportunità della loro automazione e la scelta del procedimento da seguire deve essere fatta dal responsabile del processo decisionale cui l'informazione si indirizza.

Catania 19.9.2000 - Francisco Crisci