Una metodologia per migliorare l'efficienza del sistema imprenditoriale e professionale

Che cosa è il project management ?

Si riporta la definizione del Project Management Institute: «una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi, riuniti temporaneamente, per raggiungere obiettivi unici, definiti e con vincoli di tempo, costi, qualità e risorse limitate».

In estrema sintesi possiamo dire che il project management è un sistema gestionale orientato ai risultati.

Perché applicare il project management ?

Esistono dei fattori di grande importanza che inducono a superare le resistenze frapposte all’utilizzo di queste tecniche.

Questi fattori che l’economista J.K. Galbraith chiama «gli imperativi della tecnologia», sono:

1. il tempo intercorrente tra l’inizio di un progetto ed il suo completamento tende ad allungarsi;

2. i capitali impiegati in un progetto prima che il suo risultato finale venga utilizzato tendono a crescere;

3. man mano che aumenta la tecnologia, l’impegno di tempo e denaro tende a diventare sempre più rigido;

4. la tecnologia richiede personale sempre più specializzato;

5. l’organizzazione è la contropartita inevitabile della specializzazione;

6. un investimento maggiore di tempo e capitali richiedono un controllo ed una pianificazione del progetto più efficiente.

Gestire il progetto è l’obiettivo del project management.

Ogni progetto avrà sempre le seguenti caratteristiche:

* il raggiungimento di un obiettivo specifico, da realizzare con determinate specifiche;

* un inizio ed una fine previste;

* un budget assegnato e quindi il consumo di certe risorse.

Il project management pertanto implica la pianificazione ed il monitoraggio del progetto.

Un progetto completato con successo dovrà essere realizzato raggiungendo gli obiettivi prestabiliti; e cioè rispettando:

• i tempi previsti;
• i costi previsti;
• il livello tecnico/qualitativo previsto;
• usando le risorse assegnate in modo efficiente ed efficace.

Non si deve pensare che questo sistema gestionale sia da applicare esclusivamente per la gestione della commessa, come ad esempio nel settore delle opere pubbliche, ma la decisione di utilizzare il project management come approccio globale corrisponde alla scelta strategica di aziende che intendono porsi sul mercato come aziende che forniscono « servizi », anziché prodotti.

Da questa visione del business nasce l’esigenza di gestire la propria attività «per progetti».

L’innalzamento del livello di competitività tra le aziende e la turbolenza del mercato hanno costretto molte aziende a riesaminare i loro piani di sviluppo sotto il profilo dei bisogni dei clienti.

Porsi nell’ottica di fornitore di servizi, vuol dire aumentare il proprio raggio di azione, farsi carico di tutte le problematiche del cliente, non solo di quelle tecnologiche.

L’azienda, che agisce in questo caso, come risolutrice di problemi e non come mero fornitore di prodotti, deve conoscere a fondo i bisogni del committente, adattando il servizio alle aspettative.

Si vede come in questi casi diventa fondamentale saper bilanciare gli sforzi e i costi necessari per soddisfare i fini del cliente con gli obiettivi che l’azienda si è posta per il progetto-servizio.

Nelle situazioni sopra esposte, come nel caso delle società di engineering o nelle imprese di costruzioni, di impiantistica, di montaggi, ecc., quando un cliente sceglie il fornitore, valuta molto attentamente l’organizzazione, le procedure, i sistemi di gestione dei materiali o di controllo dei documenti e la flessibilità nel recepire ed integrare le sue necessità specifiche nel progetto.

Si può tranquillamente affermare che, in questi casi, il processo attraverso il quale si fornisce un servizio, è importante almeno quanto il prodotto finale, se non di più.

Quanto sopra detto evidenzia lo stretto nesso fra project management e qualità.

Qualità e project management rappresentano due possibili obiettivi per i sistemi di organizzazione aziendale che producono un aumento di efficienza e di efficacia.

Il project management adotta tecniche di controllo della qualità per sua definizione, in quanto ha lo scopo di migliorare la funzionalità interna dell’azienda operando per obiettivi e per livelli di responsabilità diffusi, nonché con circolazione delle informazioni e ricerca del miglioramento.

Le metodologie del project management offrono supporti operativi nella definizione degli obiettivi, nelle modalità di coinvolgimento delle risorse umane, nella pianificazione e controllo dei costi e dei tempi, nonché delle altre risorse necessarie nello svolgimento di un progetto.

Il project manager, cioè il gestore del progetto che tipicamente coordina un gruppo di lavoro multi disciplinare, dovrà padroneggiare quindi tre tipologie di nozioni:

1. tecnico-organizzative (riguardano la conoscenza dei ruoli e dei comportamenti nei gruppi di lavoro e le tecniche di programmazione e controllo del progetto);
2. economico-finanziarie (riguardano gli aspetti di costo e finanziari del progetto);
3. giuridiche (aspetti giuridici e contrattuali inerenti il progetto).

Il project management può essere utilizzato al di là della gestione dei progetti in senso stretto e si può tentare di estendere le tecniche del project management all'insieme della gestione d'impresa.

Può quindi essere considerato un approccio di management vincente in quelle organizzazioni che intendono affrontare seriamente la gestione dei cambiamenti.

Di fronte a un ambiente economico sempre più turbolento, ad un mercato che richiede sempre di più risposte rapide e personalizzate sarà certamente proficuo adottare le tecniche di project management già da tempo consolidate.

Catania, 31 Maggio 2000 - Francisco Crisci