Sommario:
Premesse - La pianificazione - Strutture di scomposizione

Premesse
Adottare tecniche di «gestione di progetto» o di project management, significa per l'azienda, da un punto di vista organizzativo:

1) avere un unico punto di integrazione delle responsabilità (quindi il ruolo del project manager è quello di responsabile complessivo della gestione di progetto);
2) adottare un sistema di pianificazione e di controllo integrati, che deve riguardare tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.

Quindi:
- raccogliere tutte le informazioni essenziali relative ai prodotti o ai risultati del progetto, ai tempi e ai costi;
- dotarsi di un sistema informativo di project management.

Una delle chiavi di successo del progetto è la flessibilità, cioè la capacità di adeguarsi rapidamente alla realtà.

La flessibilità può essere raggiunta adottando processi di pianificazione e controllo. Lo scopo di tali processi è quello di guidare il project manager verso il raggiungimento degli obiettivi, anticipando gli eventi attraverso le informazioni sui costi e sui tempi.

Per l'azienda adottare tali processi significa dotarsi di una struttura organizzativa ed informativa adeguata a pianificare, monitorare e gestire una serie di attività componenti un progetto.

La pianificazione

La fase di pianificazione presenta delle importanti differenze in base alle fasi del ciclo di vita del progetto.

Nella fase iniziale del progetto, bisogna chiedersi come ottenere il risultato atteso.

Porsi questa domanda significa pianificare il lavoro mediante la scomposizione dello stesso nelle sue parti principali.

In ognuna delle fasi successive, man mano che pervengono le informazioni, le previsioni iniziali vengono sostituite, corrette o integrate, determinando piani più aggiornati e corretti.

Le strutture di scomposizione

Una delle attività più importanti nella fase di pianificazione di un progetto è la scomposizione del progetto secondo uno schema strutturato.

Questa tecnica di scomposizione viene denominata work breakdown structure (wbs), traducibile in «struttura di suddivisione del lavoro».

La wbs è rappresentabile graficamente mediante una struttura di tipo gerarchico o ad albero.

Il Project Management Institute ne dà la seguente definizione:

«Una struttura a forma di albero, composta di attività, che possa organizzare, definire e mostrare graficamente lo scopo del lavoro complessivo per raggiungere gli obiettivi finali del progetto.

La wbs costituisce un sistema per suddividere un progetto in parti di lavoro, componenti ed elementi gestibili, per fornire una comune struttura per comunicazioni, allocazioni di responsabilità e di monitoraggio e gestione dello scopo del lavoro, dei costi e del programma ».

Nel settore dell'impiantistica, mediante la wbs si chiarisce in dettaglio il lavoro da eseguire attraverso la scomposizione fisica dell'impianto da eseguire in sottosistemi sempre più dettagliati fino ad individuare parti di impianto identificabili con chiarezza, definiti work package o pacchetti di lavoro.

WBS (scomposizione del lavoro)

1. progetto
2. sistemi
3. sottosistemi
4. blocchi funzionali
5. unità funzionali
6. componenti

Al fine di gestire la work breakdown structure è possibile seguire i seguenti passi:

1) identificare i componenti essenziali gestibili;
2) assegnare le risorse e le responsabilità;
3) avere una base comune per tempi e costi.

Creare una buona work breakdown structure consente di godere dei seguenti vantaggi:

- consente di integrare i punti di vista e le competenze di chi si occupa del progetto;
- consente di esaminare in anticipo le difficoltà di realizzazione;
- identifica i pacchetti di lavoro (work package), cioè disaggrega l'intero progetto in work package.

La work breakdown structure fungendo da riferimento per il project manager, i membri del team, gli sponsor e i clienti, deve essere chiara, credibile e condivisa.

Nei grandi progetti, però, questo non basta, perché prima occorre scomporre il progetto nei suoi elementi principali, cosa che si ottiene mediante una struttura denominata project breakdown structure (pbs).

Ai fini della individuazione delle responsabilità organizzative, cioè per rispondere alla domanda: chi fa che cosa?
viene utilizzata una struttura di suddivisione chiamata organization breakdown structure (obs).

La suddivisione del progetto per centri di costo viene realizzata mediante una struttura denominata cost breakdown structure (cbs). Questa suddivisione potrebbe coincidere con il piano dei conti della contabilità industriale.

Sistema informativo di project management

Catania 3 Ottobre 2000 - rev. 6/8/05 - Francisco Crisci